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Comment procéder pour organiser un webinaire ?

par Yassine Khacham | 27 juil., 2018

Organiser un webinaire n’est pas compliqué en soit mais il y a certaines règles et bonnes pratiques à suivre pour ne pas s’éparpiller et faire de son webinaire (ou webinar) une réussite.

Dans cet article, nous allons voir comment organiser un webinaire en divisant le processus en trois phases :

  • avant le webinaire
  • le jour J
  • après le webinaire


Business man pointing to transparent board with text Free Webinar-1

 

Organiser un webinaire : avant le webinaire

Avant d’exécuter votre webinaire, un certain nombre d’éléments sont à mettre à en place pour que votre conférence en ligne soit un succès.

Voici une checklist des éléments que nous vous conseillons de suivre en amont de votre webinaire :

  • Choisir un outil

Avant toute chose, vous devez choisir l’outil “webinar” qui va vous permettre d’organiser votre événement en ligne.

Il existe différents outils sur le marché qui peuvent être soit gratuits soit payants et qui offre des fonctionnalités plus ou moins développés.

Vous avez par exemple GoToWebinar, Join.me, WebinarJam, Webex, Webikeo ou encore Google Hangouts.

Mais avant de choisir une de ces plateformes, il est intéressant de savoir combien de webinaires vous comptez faire dans l’année et comparer vos objectifs avec les fonctionnalités de chacune de ces plateformes.

  • Définir un thème avec des objectifs

Définir un thème ou un sujet pour votre webinaire est très important. Vous devez veiller à définir un sujet qui intéressera votre cible. Pour chacun de vos webinaires, vous devez savoir à quelle persona vous vous adressez pour être vraiment pertinent durant votre web-conférence. Définissez un objectif pour votre webinar afin de pouvoir mesurer les résultats une fois qu’il sera terminé. Aidez-vous de la méthodologie “SMART” pour définir votre objectif.

  • Planifier votre webinaire

Pour planifier votre webinaire, vous devez choisir une date et une heure. En essayant de choisir un moment durant lequel vous pouvez potentiellement avoir un grand nombre de participants. Evitez d’organiser votre webinaire un lundi matin par exemple.

  • Mettre en place les éléments d’inscription au webinar

Créer une page dédiée au webinaire sur votre site Internet sous forme de landing page avec un formulaire à remplir. Plus globalement, préparer les séquences de captation de leads pour permettre aux personnes de s’y inscrire : call to action, landing page, formulaire, thank you page.

Préparer les emails de remerciements les workflows suite à une inscription pour que la personne inscrite reçoive des emails de rappel notamment le veille du webinaire, 1h avant et 15 min avant par exemple.

  • Assurer la promotion du webinaire

Communiquez sur tous les canaux pour promouvoir votre webinaire : votre site web (à travers des pop-up par exemple), les réseaux sociaux et notamment ceux sur lesquels sont présent le persona ciblé, vos emails et autre canaux qui peuvent vous permettre d’attirer plus de participants.

 

Organiser un webinaire : le jour J

Le jour du webinaire est le plus important. Préparez vous, votre présentation, ainsi que tous les éléments qui feront le succès de votre webinaire.

Vérifiez bien que tout est au point d’un point de vue opérationnel. Vous pouvez installer un kakémono derrière vous si vous décidez de vous filmer.

Vous pouvez aussi choisir de faire un partage d’écran.

N’oubliez pas de prévoir une partie “questions réponses” à la fin du webinaire pour répondre à toutes les interrogations de votre audience.

Pensez à enregistrer le webinaire si votre logiciel de webinar vous le permet, cela vous permettra de pouvoir le proposer en replay aux personnes qui n’ont pas pu le visionner en live.

 

Un webinaire vous permet aussi de générer des leads. Pour apprendre à générer plus de leads, téléchargez notre ebook "6 étapes pour générer plus de leads" :

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Organiser un webinaire : après le webinaire

Une fois avoir exécuter votre webinaire, vous n’avez pas encore tout fini.

En effet, il vous faut profiter de cet évènement pour suivre les participants et les inscrits afin d’aller plus loin dans votre communication avec eux.

Assurer un suivi par mail avec des emails automatisés, par téléphone pour avoir un retour de leur part mais surtout pour continuer d’interagir avec eux et savoir s’ils ont des problématiques ou des besoins auxquels vous pourriez répondre.

Mettre en place sur votre site web les éléments pour permettre à vos visiteurs d’accéder au replay du webinaire.

Pour résumer, voici les grandes étapes à retenir :

  • Choisir un logiciel de webinaire
  • Définir un thème, des objectifs, une cible (persona)
  • Définir une date et une heure
  • Créer des call to action et une landing page pour l’enregistrement/l’inscription
  • Promouvoir le webinaire
  • Exécuter le webinaire
  • Télécharger l’enregistrement sur la page de remerciement (le replay)
  • Créer un call-to-action pour le replay
  • Envoyer un email de suivi aux participants et inscrits
  • Contacter par téléphone les participants présentants un intérêt pour votre entreprise

 

Conclusion

Organiser un webinar demande une certaine rigueur. Vous avez donc quasiment toutes les informations nécessaires pour créer un webinar de qualité. Si vous avez d’autres bonnes pratiques, partagez-les en commentaires.

 

Vous pouvez lire sur le même sujet :

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Catégories: 2 - Mieux connaître l’Inbound marketing

Auteur Yassine Khacham

Consultant inbound marketing passionné par la création de contenus, j'aide les entreprises à développer leur trafic et générer plus de leads.
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